SES Hospedajes para propietarios: qué datos enviar de cada huésped y cómo cumplir sin errores
Gestionar una vivienda vacacional implica cumplir varios trámites antes y durante cada estancia. Uno de ellos es el registro de viajeros y la comunicación de determinada información a través de SES.HOSPEDAJES, la plataforma vinculada al Ministerio del Interior.
Esta obligación se aplica también a los propietarios particulares que alquilan apartamentos, estudios o viviendas con fines turísticos. No depende de que la gestión se realice directamente, mediante Airbnb, Booking o a través de una empresa especializada.
La norma principal es el Real Decreto 933/2021, que regula las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que desarrollan actividades de hospedaje.
Este artículo ofrece información práctica y general. La normativa puede actualizarse y su aplicación puede depender de las características concretas de cada actividad.
Qué es SES.HOSPEDAJES
SES.HOSPEDAJES es el sistema habilitado para comunicar los datos relacionados con determinadas actividades de hospedaje y alquiler de vehículos.
En el caso del alquiler vacacional, permite enviar información sobre:
- El titular de la vivienda o de la actividad.
- El inmueble destinado al hospedaje.
- La reserva o contrato.
- Las fechas de entrada y salida.
- Las personas alojadas.
- El medio de pago utilizado.
El objetivo es que las autoridades dispongan de la información exigida por la normativa de seguridad ciudadana.
El Real Decreto 933/2021 publicado en el BOE incluye los datos obligatorios en sus anexos.
Quién debe cumplir esta obligación
Deben cumplir las obligaciones de comunicación las personas físicas o jurídicas que desarrollen actividades de hospedaje, tanto si lo hacen profesionalmente como si no.
Esto incluye, entre otros casos:
- Viviendas de uso turístico.
- Apartamentos turísticos.
- Estudios alquilados por temporadas.
- Alojamientos anunciados en plataformas digitales.
- Propietarios que gestionan directamente sus reservas.
- Empresas o gestores que administran alojamientos de terceros.
El hecho de ser propietario particular no elimina automáticamente la obligación de comunicar los datos de las reservas y de los viajeros.
El Real Decreto contempla una diferencia importante: quienes desarrollan la actividad de hospedaje de manera no profesional pueden quedar exceptuados de determinadas obligaciones de registro y conservación, pero mantienen las obligaciones de comunicación previstas en la norma.
Registro previo del titular y del alojamiento
Antes de comenzar a comunicar reservas y partes de viajeros, es necesario realizar los trámites de alta correspondientes y proporcionar los datos del titular y del inmueble.
Entre la información que puede solicitarse se encuentra:
Datos del titular
Según el tipo de actividad, pueden incluirse:
- Nombre y apellidos o razón social.
- NIF o CIF, cuando corresponda.
- Documento de identidad.
- Tipo de documento.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento, en el caso de personas físicas.
- Teléfono de contacto.
- Correo electrónico.
- Municipio y provincia.
- Página web o dirección del anuncio, cuando proceda.
Datos del inmueble
También deben identificarse las características básicas de la vivienda:
- Tipo de establecimiento.
- Dirección completa.
- Código postal.
- Localidad y provincia.
- Número de habitaciones.
- Conexión a internet.
- Otros datos de identificación que solicite el sistema.
La información turística autonómica y la información exigida por SES.HOSPEDAJES son obligaciones diferentes. En Alicante y en la Comunidad Valenciana, el propietario debe atender tanto los trámites turísticos correspondientes como las comunicaciones exigidas por el Ministerio del Interior.
Puedes consultar también la información de Brivalia sobre la tramitación de la licencia turística y la puesta en marcha del alojamiento.
Qué datos hay que enviar de cada huésped
La información de los viajeros debe recogerse para cada persona alojada. No debe enviarse únicamente el nombre del titular de la reserva si se alojan varias personas.
Los datos previstos en el anexo del Real Decreto incluyen:
- Nombre.
- Primer apellido.
- Segundo apellido, cuando exista.
- Sexo.
- Número del documento de identidad.
- Número de soporte del documento, cuando sea requerido.
- Tipo de documento: DNI, pasaporte, TIE u otro admitido.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Dirección habitual.
- Localidad de residencia.
- País de residencia.
- Teléfono fijo, si dispone de él.
- Teléfono móvil.
- Correo electrónico.
- Número total de viajeros de la reserva.
- Relación de parentesco entre los viajeros cuando alguno sea menor de edad.
La estructura exacta de los campos puede presentarse agrupada en diferentes apartados dentro de SES.HOSPEDAJES. Por eso, conviene utilizar el formulario vigente de la plataforma y no una plantilla antigua.
Datos de la reserva y de la estancia
Además de los datos personales de los viajeros, deben comunicarse los datos relacionados con la operación.
Pueden incluir:
- Número o referencia de la reserva.
- Fecha de formalización del contrato.
- Fecha y hora de entrada.
- Fecha y hora de salida.
- Datos identificativos del alojamiento.
- Número de habitaciones.
- Información sobre la conexión a internet.
- Tipo de pago.
- Identificación del medio de pago.
- Titular del medio de pago.
- Fecha del pago.
La información del pago debe gestionarse aplicando criterios de seguridad y minimización. No es recomendable conservar más datos de los necesarios ni almacenar copias de tarjetas o documentos de identidad sin una base legal y medidas adecuadas.
Cuándo hay que enviar la información
El plazo general previsto en el Real Decreto es de 24 horas como máximo.
Existen dos momentos principales de comunicación:
1. Al confirmar, formalizar o cancelar una reserva
Los datos correspondientes a la reserva o al contrato deben comunicarse cuando se realiza la contratación. Si la reserva se cancela, también puede existir una comunicación relacionada con esa anulación.
El plazo máximo es de 24 horas desde la operación correspondiente.
2. Al comenzar la estancia
Los datos de los viajeros y de la ejecución del servicio deben comunicarse al inicio de la actividad de hospedaje.
En la práctica, esto se relaciona con el check-in. El plazo máximo también es de 24 horas.
Una organización adecuada debe separar ambos momentos:
- Reserva confirmada: registrar y comunicar los datos de la operación.
- Check-in realizado: completar y enviar los datos de todas las personas alojadas.
- Check-out realizado: conservar la información y actualizar los registros que correspondan.
No conviene esperar al final del mes ni acumular varios partes para realizar un único envío.
Qué ocurre con los menores
Los menores también deben aparecer en la información de viajeros.
Cuando una persona menor de 14 años se aloja en la vivienda, sus datos deben ser proporcionados por la persona adulta responsable que la acompaña. Además, debe indicarse la relación de parentesco cuando corresponda.
Las personas mayores de 14 años deben firmar el parte de entrada conforme al sistema establecido. En todos los casos, los datos deben coincidir con la documentación de identidad facilitada.
Cómo evitar errores frecuentes
Los errores más habituales no suelen deberse únicamente a un dato concreto. En muchos casos, se producen por falta de organización entre reservas, check-in y comunicación.
Estas medidas ayudan a reducir incidencias:
Utilizar un formulario completo
El formulario de entrada debe solicitar todos los campos necesarios antes de la llegada o durante el proceso de check-in.
Verificar la documentación
Los datos deben coincidir con el documento de identidad presentado por el huésped. Es importante revisar nombres, apellidos, número de documento, nacionalidad y fecha de nacimiento.
Incluir a todas las personas
La reserva debe incluir a cada huésped, también a los menores. No es suficiente con registrar a la persona que realizó la reserva.
Controlar los plazos
Conviene establecer avisos para comprobar:
- Hora de confirmación de la reserva.
- Hora prevista de llegada.
- Hora real del check-in.
- Confirmación del envío.
- Código o justificante de la comunicación.
Guardar los justificantes
Después de cada envío, es recomendable conservar el acuse de recibo, el código de lote o la referencia que genere el sistema.
Revisar los cambios normativos
Los campos, procedimientos y plataformas pueden modificarse. La información disponible en el Ministerio del Interior sobre hospedajes y alquiler de vehículos debe considerarse la referencia para consultar las instrucciones vigentes.
Conservación y protección de los datos
El Real Decreto establece que los datos del registro deben conservarse durante tres años desde la finalización del servicio contratado, en los casos en los que resulte aplicable la obligación de registro documental.
La gestión debe realizarse con medidas adecuadas de protección:
- Limitar el acceso a los datos.
- Evitar enviar documentos de identidad por canales no seguros.
- No almacenar copias innecesarias del DNI o pasaporte.
- Utilizar contraseñas seguras.
- Mantener actualizados los sistemas de gestión.
- Eliminar la información cuando finalice el plazo aplicable.
- Informar a los huéspedes sobre el tratamiento de sus datos.
SES.HOSPEDAJES no sustituye a las obligaciones generales de protección de datos. Ambas cuestiones deben gestionarse de forma coordinada.
Consecuencias de no cumplir
El incumplimiento puede generar responsabilidades para el titular de la actividad.
El Real Decreto considera infracciones graves, entre otras:
- No disponer de los registros documentales exigibles.
- Omitir comunicaciones obligatorias.
También pueden considerarse infracciones leves:
- Presentar los registros con irregularidades o deficiencias.
- Realizar las comunicaciones fuera del plazo establecido.
La responsabilidad puede recaer directamente sobre el sujeto obligado, aunque parte de la gestión diaria se haya delegado en una empresa, una persona de confianza o una plataforma.
Por este motivo, cuando se externaliza la gestión, es importante definir quién recoge los datos, quién realiza los envíos, quién revisa los justificantes y quién responde ante una incidencia.
SES.HOSPEDAJES en Alicante y la Comunidad Valenciana
La obligación de comunicar los datos a SES.HOSPEDAJES deriva de una norma estatal. Por tanto, los plazos y la información exigida son aplicables también en la provincia de Alicante y otros municipios de la Costa Blanca.
Al mismo tiempo, el propietario debe cumplir las obligaciones turísticas de la Comunidad Valenciana, incluida la licencia o inscripción que corresponda según las características y la ubicación del alojamiento.
La licencia turística y SES.HOSPEDAJES no son el mismo trámite:
- La licencia o inscripción acredita la situación turística del alojamiento.
- SES.HOSPEDAJES se relaciona con el registro y la comunicación de viajeros y operaciones.
- Ambos procesos deben revisarse por separado.
Servicio de envío de partes a SES.HOSPEDAJES
Brivalia ofrece apoyo a propietarios que necesitan organizar y gestionar el envío de partes de viajeros.
El servicio puede incluir:
- Revisión de los datos del titular y del alojamiento.
- Organización del formulario de entrada.
- Control de los datos de cada huésped.
- Seguimiento de reservas y check-in.
- Envío de las comunicaciones correspondientes.
- Archivo de justificantes y referencias.
- Revisión de incidencias.
- Coordinación con la gestión online del alojamiento.
El objetivo es mantener un procedimiento ordenado y reducir errores de plazos, datos incompletos o comunicaciones pendientes.
Puedes consultar los servicios de gestión y apoyo para propietarios o utilizar la página de contacto de Brivalia para revisar tu situación y definir el soporte necesario.
Resumen para propietarios
Para cumplir correctamente con SES.HOSPEDAJES:
- Identifica al titular y registra el alojamiento.
- Revisa las obligaciones turísticas de la Comunidad Valenciana.
- Comunica los datos de la reserva en un plazo máximo de 24 horas.
- Recoge los datos de todos los viajeros.
- Envía la información del check-in en un plazo máximo de 24 horas.
- Incluye a los menores cuando corresponda.
- Verifica los documentos de identidad.
- Conserva los justificantes y registros aplicables.
- Protege la información personal.
- Revisa periódicamente las instrucciones oficiales.